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Una base de datos es un conjunto de información relacionada con un asunto o con una finalidad. En Access, una base de datos es un archivo que puede contener tablas donde se encuentra toda la información sobre un tema especifico, consultas, formularios, informes entre otros. Tal como una colección de música, el control de alumnos en un colegio o un directorio telefónico
La información contenida en una tablas tiene múltiples utilidades.
Campo
Un campo es un componente de una tabla que contiene un elemento especifico de información, como ejemplo, nombre apellidos, edad, sexo, etc.
Registro
Un registro esta compuesto por todos los campos de la tabla, de manera que un campo es una parte de un registro.
En una tabla, las filas corresponden a los registros, los cuales son individuales; y las columnas corresponden a los campos, que son una parte única de un registro
Tablas
Aunque las tablas se crean de manera independiente, pueden crearse relaciones hacia éstas que pueden estar vinculadas a la captura o muestra de la información contenida en dicha tabla. Es decir, una ves creada la tabla se pueden desarrollar sobre ella diferentes acciones que nos permitan adicionar, editar o eliminar información.
Consultas
Las consultas se utilizan para localizar y depurar los datos en particular que cumplen unas determinadas condiciones especificadas por el usuario. Las consultas permiten, realizar operaciones de muy diversa índole relacionadas con los datos contenidos en la tabla. Por ejemplo, a partir de una tabla que contenga los registros de notas de ciertos alumnos, mediante una consulta podemos depurar la tabla y saber la cantidad de aprobados y reprobados.
Formularios
Los formularios son otra herramienta poderosa de Access que nos permite visualizar, introducir y modificar los datos de las tablas de una manera muy sencilla e interactiva que hace más ameno el trabajo al usuario. Al abrir un formulario, Access recupera en él los datos de una o varias tablas y les muestra en un diseño de ficha creado, bien de forma automática por el Asistente para Formularios, o manualmente por el usuario. Al mostrar los datos, el usuario puede desplazarce en la tabla visualizando toda la información y realizando operaciones sobre los registros.
Informes
Los Informes se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los datos de la forma que resulte mas apropiada para cada proyecto. Permite realizar impresiones personalizadas así también como etiquetas. Se pueden crear informes que incorporen cálculos basados en los datos de las tablas para mostrar resultados totales o promedios o bien para generar catálogos.
- Antes de crear una base de datos se deben tener en cuenta ciertos criterios para una mejor implementacion, y de ser posible un previo análisis para establecer y estandarizar los parámetros y estructura de la base de datos, evitando así cambios bruscos que pudieran causar perdida de información.
Establecer un adecuado tamaño y tipo de campos desde la creación de la base de datos nos brindara mejores resultados. - Cuando se crea una base de datos en Microsoft Access, se crea un archivo *.mdb, el cual puede contener Tablas, Informes, Formularios, Informes, entre otros. Access nos permite relacionar estos elementos para diversos fines orientados a un asunto, tema o actividad especifica.
